Retrouver la maitrise de votre informatique et optimiser les coûts
Le pilotage du système d’information au sein des pme est souvent porté par une seule personne, qui est en charge de l’informatique. Cette ressource est généralement la seule à centraliser la connaissance unique du SI et gère la relation avec les différents prestataires. Quand cette personne en charge de l’informatique vient à quitter l’entreprise, le risque de perdre la maitrise du Système d’Information et ses couts associés est important, d’autant plus si l’informatique n’est pas documentée.
Les risques d’une « dsi dépendance »
Qu’elle soit centralisée auprès d’un Responsable informatique, un Administrateur Système & Réseaux ou un directeur informatique, la connaissance du SI est généralement unique et non documentée la plupart du temps. Mais en cas de défaillance, le pilotage du SI ne peut être assuré de façon certaine par une ou plusieurs autres personnes de la société.
Pourtant, le bon fonctionnement du SI est vital à l’activité quotidienne de l’entreprise.
Parallèlement, les dépenses liées à l’informatique ont tendance à augmenter chaque année.
En 2022, Forrester anticipe que les dépenses technologiques des entreprises augmenteront de 5,5% pour atteindre les 176 milliards d’euros. Ces dépenses comptabilisent les logiciels, les services, le conseil et l’intégration de systèmes. Pour la France, elles représentent une augmentation de 5,5 % par rapport à 2021.
Pérenniser la maitrise de son informatique
Lorsqu’une seule personne centralise le pilotage de l’informatique, lorsque cette personne vient à quitter l’entreprise, ou si elle n’est plus disposée à collaborer, le risque est de tout perdre ! La Direction Générale ne pilotant pas l’IT de manière opérationnelle, l’entreprise peut rapidement être bloquée.
Il est essentiel, pour les entreprises de toutes tailles, de partager la connaissance au travers de plusieurs collaborateurs ou d’une documentation precise du SI.
Documenter l’informatique
Documenter l’informatique est une démarche essentielle qui vise à enregistrer, organiser et stocker les informations clés liées à l’environnement informatique et au Système d’Information. Son objectif est la capacité à récupérer ou transmettre le savoir de façon méthodique.
Cette documentation est souvent organisée et mise en place par le DSI, qui estime ce qu’il faut documenter selon les niveaux de criticité.
Optimiser ses couts IT
Rationaliser et optimiser ses coûts informatiques s’inscrit à différents niveaux dans l’entreprise.
Sur le plan stratégique et concurrentiel, le DSI pourra rechercher à rationaliser ses couts it ou faire des choix d’investissement en fonction de la stratégie de l’entreprise et de la concurrence. Pour ce faire, il faut entre autre avoir la capacité à se benchmarker par rapport aux concurrents et à investir sur les sujets à valeur ajoutée.
Sur le plan budgétaire, optimiser ou réduire les couts informatique consiste à identifier et à éliminer les sources de dépenses inutiles, mutualiser des achats, capitaliser sur les nouvelles technologies, renégocier les contrats avec les prestataires…
Dans tous les cas, ces actions participant au fait de maitriser son informatique !
Comment retrouver la maitrise du pilotage informatique
Maitriser votre informatique
Etape 1 : Documenter l’informatique pour acquérir et formaliser les informations clés
Procéder à un « audit du SI» pour obtenir un état des lieux précis du SI
Réaliser une documentation précise de l’ensemble des procédures, programmes, compétences, organisation et infrastructures sous la responsabilité de l’équipe informatique.
Etape 2 : Effectuer les préconisations visant à tendre vers les meilleures pratiques
Identifier les axes d’amélioration à tous les niveaux (gouvernance SI, méthode, technique) en intégrant pleinement la taille de la société et ses contraintes sectorielles et humaines.
Rédiger un plan d’actions permettant de résoudre les éventuelles défaillance et d’enclencher les nouveaux projets identifiés en adéquation avec la stratégie.
Etape 3 : Mettre en œuvre les projets et le suivi
Le DSI met en œuvre le plan d’actions en veillant à assurer :
la sortie de la situation de « DSI dépendance » de l’entreprise
le bon fonctionnement du système d’information
la continuité des projets les plus sensibles.
Rationaliser/optimiser les couts liés à votre informatique
Au-delà des budgets d’investissement, comment mener une démarche de maitrise et réduction des coûts informatiques de fonctionnement ?
Etape 1 : recenser et comprendre
- Recenser les différentes applications installées
- Cartographier les infrastructures systèmes et réseaux mises en place
- Recenser et analyser l’ensemble des contrats et prestations consommées.
- Identifier et lister les équipes internes et externes, leur rôle et leurs missions
Etape 2 : optimiser les retours sur investissement
- Définir un plan d’action à court terme qui permet d’optimiser rapidement les coûts sans pour autant réduire le niveau de service.
Etape 3 : piloter et mettre en oeuvre le plan d’actions
- Conduire les actions nécessaires pour réduire les coûts informatiques de l’entreprise
- Identifier les différentes applications et infrastructures indispensables au bon développement du système d’information à plus long terme, pour faire évoluer le SI de façon cohérente tout en maitrisant et optimisant le budget.
Retrouver la maitrise de son SI avec Référence DSI
Les PME ont besoin de conjuguer souplesse et budget. La Direction des Systèmes d’Information doit disposer d’une vue d’ensemble pour évaluer les aspects financiers, techniques, légaux ainsi que les risques. Connaitre l’écosystème de l’entreprise est indispensable pour orienter ses choix vers les fournisseurs adéquates, fiables et adaptés à l’environnement de travail des PME.
Référence DSI, de par l’expérience de ses DSI à Temps Partagé Augmenté® et leur travail de co-construction, connaît parfaitement cet écosystème et les enjeux du budget SI pour les PME. Des méthodologies éprouvées permettent aux DSI de Référence DSI de reprendre rapidement en main le pilotage du SI et son budget de fonctionnement. Ils disposent de méthodologies éprouvées pour récupérer méthodiquement et rapidement les informations clés afin de documenter le SI et pour mener un audit du SI. Il peuvent alors proposer des plans d’actions à court, moyen et long terme qui contribuent à optimiser les niveaux de service tout en maîtrisant les coûts.
