Comment Baya a optimisé ses outils numériques grâce à un DSI externalisé

Pour vous en résumé

Baya, acteur national du coworking et des centres d’affaires, souhaitait reprendre de la hauteur sur ses outils IT et structurer son service informatique.

• La solution : l’accompagnement d’un DSI externalisé en temps partagé, à raison de 4 jours par mois pendant un an.
• Les résultats : un inventaire complet et l’optimisation des outils numériques, la montée en compétence des équipes internes, une structuration réussies du service IT, le tout avec un accompagnement agile, sur mesure et renouvelable.

Découvrir l’externalisation SI

Après 15 ans d’activité, Baya faisait face à plusieurs enjeux IT critiques. L’entreprise utilisait de multiples solutions numériques, développées ou choisies au fil du temps, certaines devenant redondantes ou trop coûteuses, ce qui complexifiait la gestion quotidienne. Elle avait également besoin de reprendre de la hauteur et de disposer d’une vision globale pour faire un inventaire précis et identifier les outils réellement nécessaires.

Le service IT manquait de structuration, avec des processus peu clairs et un pilotage centralisé insuffisant, ce qui limitait l’efficacité des équipes. Par ailleurs, le départ du DSI interne posait la question de la réinternalisation ou de l’externalisation de la fonction IT. Enfin, les équipes internes nécessitaient un accompagnement pour comprendre comment utiliser correctement les outils et améliorer leur performance, afin d’assurer une montée en compétence durable.

Missions et actions menées

Sur recommandation de son réseau, Baya a choisi de s’appuyer sur le modèle du Temps Partagé Augmenté.  Pendant 1 an, un Directeur des Systèmes d’Information externalisé est intervenu 4 jours/par mois.

Cette mission a permis de réaliser un inventaire complet des outils informatiques et d’en évaluer la pertinence. Des recommandations concrètes ont été formulées pour améliorer l’efficacité et la cohérence de l’ensemble.

Au-delà de cet aspect opérationnel, le DSI externalisé a également joué un rôle clé dans l’accompagnement des équipes internes, en les aidant à monter en compétences et à structurer leur façon de travailler.

Cette présence régulière a rapidement créé une relation de confiance. Comme l’explique Bertrand Hoch : « L’intervention d’un DSI externalisé nous a permis de prendre du recul, d’améliorer nos outils et de structurer notre organisation. Aujourd’hui, notre solution IT est parfaitement adaptée à nos besoins.»

L’intervention de Référence DSI a permis à Baya :

✅  Une meilleure efficacité dans l’utilisation des outils IT,
✅  Une maîtrise renforcée des coûts informatiques,
✅  Une montée en compétence des équipes internes, mieux armées pour gérer le quotidien,
✅  La mise en place d’une nouvelle stratégie IT basée sur l’externalisation de l’infrastructure et des applications, parfaitement adaptée aux besoins actuels de l’entreprise.

Aujourd’hui, Baya dispose désormais d’un système IT totalement externalisé, aligné avec ses besoins actuels et capable d’évoluer avec ses projets de croissance. Référence DSI continue d’accompagner l’entreprise dans le suivi et l’évolution de cette organisation, garantissant une performance durable et une adaptation continue aux nouveaux enjeux.

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