Syndex redéfinit sa gouvernance SI avec un DSI à Temps Partagé Augmenté

Depuis 50 ans, le Syndex défend les intérêts des salariés en conseillant et en accompagnant les CSE et les organisations syndicales. Implanté sur tout le territoire français à travers 19 sites en France et 8 implantations en Europe, Syndex compte aujourd’hui 350 experts engagés aux côtés des salariés.

En tant que société coopérative de production (SCOP), le Syndex dispose d’une gouvernance démocratique.

Le comité de direction, composé de 4 directeurs généraux, est élu tous les 3 ans.

Dans quel contexte avez-vous fait le choix d’intégrer un DSI à Temps Partagé Augmenté ?

J’ai été élu au comité de direction du Syndex en novembre 2021, avec dans mon périmètre, la prise en charge du service IT. L’informatique rencontrait des problèmes de fonctionnement et d’organisation depuis plusieurs années : beaucoup de prestataires, des problèmes de gouvernance SI, l’obsolescence de nos outils, une équipe IT pas assez soutenue. Nous avions subi une cyberattaque assez lourde en juin 2021, qui avait d’autant plus montré des failles de notre SI.

Nous avions fait appel à un DSI de transition, depuis environ 1 an, pour remonter le service, mais le résultat n’était pas concluant et la collaboration avec l’équipe IT était difficile.

Nous avons alors mis fin à la prestation de transition et j’ai pris en charge le pilotage du SI en attendant de recruter un nouveau DSI. Mais ce recrutement s’est avéré difficile. Nous avions du mal à bien définir le rôle et les compétences requises du DSI et ne trouvions pas de candidat qui nous convenait via nos procédures de recrutement.

J’ai donc décidé de chercher une alternative et c’est comme cela que j’ai découvert Référence DSI et le modèle de la Direction Informatique à Temps Partagé Augmenté.

Comment s’organise l’intervention de votre DSI ?

Olivier est présent 2 jours par semaine, mais je n’ai pas l’impression qu’il soit là que 2 jours ! Le processus de suivi de l’ensemble des projets est ultra efficace. Nous disposons de reporting et de vraies méthodologies.

Un point hebdomadaire est dédié au suivi des projets et au pilotage de l’équipe.  Un Copil mensuel est réalisé avec Olivier notre DSI. Un Copil trimestriel est organisé avec l’ensemble des 4 Directeurs Généraux membres du comité de direction, le Responsable Satisfaction Client ainsi que nos 3 autres responsables de service des fonctions supports.

Quel est le périmètre d’intervention de votre DSI ?

Nous avions historiquement une organisation très en silos. L’idée, avec l’arrivée de notre DSI, était de mettre en place une stratégie d’ensemble et de trouver de la cohérence entre les différents services.
Olivier, notre DSI à Temps Partagé Augmenté, a réussi à créer cette collaboration avec les autres services.

En 1 an et demi, nous avons mené beaucoup plus de projets que ce que nous avions fait auparavant.

• Nous avons mis en place un support informatique plus efficace, avec une montée en compétence des services.
• Sur la partie infra, de grands changements ont été effectués sur le réseau, avec un gain en qualité, la ré internalisation de serveurs…tout cela en réduisant les couts de manière significative.
• Sur le plan applicatif, nous avons instauré un mode projet, qui nous a permis de mener la migration de 2 outils, et la migration de notre système RH est en cours.

Avec notre DSI, nous avons sécurisé l’informatique et j’ai pu me détacher du pilotage du SI en le confiant auprès d’un collaborateur de confiance. Tout cela a également redynamisé l’équipe IT, redonné du sens.

C’est une belle réussite !

Que pensez-vous du Temps Partagé Augmenté ?

Ce mode d’intervention et de management nous assure d’être concentré sur nos projets 2 jours par semaine. Il apporte à la fois de la vision et de l’autonomie à l’équipe.

Notre DSI intervient chez nous 2 jours par semaine, mais il a la capacité d’aller chercher des compétences dans le réseau de Référence DSI, ce qui nous permet en réalité de bénéficier des compétences de tous les DSI. Je pense aussi que l’humilité est un facteur indispensable pour que cela fonctionne. Le Temps Partagé Augmenté apporte du confort dans la durée.

Quelles sont les spécificités que tu rencontres chez Syndex, du fait que ce soit une SCOP ?

En intégrant le Syndex, j’ai effectivement découvert de particularités auxquelles il et important de s’adapter :

• Une SCOP repose sur un modèle d’organisation tourné vers le dialogue et le collaboratif. Les prises de décisions sont portées et partagées par l’ensemble des entités de la SCOP, ce qui représente 17 groupes répartis par secteur d’activité et/ou localisation géographique. Pour la DSI comme pour les autres services, il est d’usage de présenter les projets aux managers, aux équipes, et d’adapter ainsi un pilotage des projets à ce mode de fonctionnement.
• Sur les sujets IT, une trentaine de collaborateurs sont impliqués dans la gestion des projets, en tant que « correspondant » informatique. Ils disposent chacun d’un temps alloué à ces projets. Niveau organisation, cela implique de bien anticiper les temps nécessaires afin de disposer du bon niveau de disponibilité auprès d’eux.
• Concernant les achats, tout est centralisé sur une plateforme qui référence les produits. Le matériel informatique est intégré à cette plateforme. Cela nécessite donc aussi de s’adapter, d’autant plus que les entités du Groupe sont autonomes pour les achats.
• La communication interne tient une place particulière ; tout passe par un service dédié qui centralise et gère le partage des informations auprès des équipes.

Dans le cadre de ton intervention, as-tu fait appel à l’« Augmenté » ?

Oui, bien sûr, je fais appel à notre communauté de DSI pour du partage d’expérience. J’utilise également la méthodologie à disposition. Sur le projet SIRH, j’ai par exemple utilisé la méthode des scripts afin de rédiger le cahier des charges. J’ai également sollicité un autre DSI de l’équipe pour intervenir sur de la formation.
Il y a aussi la possibilité d’aller chercher d’autres expertises du Groupe Référence, cela a été le cas en faisant intervenir un expert de chez Référence STEP pour accompagner l’un des clients de Syndex sur un sujet d’organisation