Entretien avec Aurélie ROGER, Secrétaire Générale de ADD Associés
ADD Associés est une étude de généalogie successorale. Notre métier consiste à identifier et rechercher les héritiers d’une personne qui décède sans héritier connu. Notre activité s’adresse principalement aux notaires, qui prennent en charge les successions et, dans ce cadre, mandatent ADD Associés pour établir ou parfois simplement vérifier la dévolution successorale du défunt.
La Généalogie est une matière très appréciée des français. A la différence de la généalogie dite « familiale », nos recherches sont axées sur l’identification et la recherche des héritiers vivants. En généalogie familiale, on cherche plutôt à « remonter » dans les générations antérieures, et dessiner ainsi l’arbre généalogique familial.
Pour travailler en généalogie successorale, nous disposons d’accès particuliers à certaines bases de données récentes. Cet accès est dédié à notre métier, et soumis à des autorisations administratives spécifiques.
Mais notre travail ne se limite pas à trouver les héritiers de sang ou à vérifier qu’il n’y en ait pas d’autres. Une fois la recherche terminée, nous contactons les héritiers afin de leur révéler leurs droits. Et s’ils le souhaitent, nous les représentons durant tout le processus de règlement. Cela va de la succession jusqu’au versement, à chaque héritier, de la quote-part d’héritage lui revenant.
L’étude fête ses 30 ans cette année, en 2020. Elle est aujourd’hui dirigée par 3 associés dont l’un des fondateurs. ADD Associés dispose de 18 bureaux répartis en France. Nous avons également une équipe dédiée à l’international avec des représentants au Maroc, en Espagne, en Pologne et au Vietnam.
Nous sommes capables de travailler dans le monde entier. Environ 3000 dossiers sont traités par an.
En tant que Secrétaire Générale, quels sont vos enjeux liés à l’informatique ?
J’ai rejoint ADD Associés depuis un peu plus de 2 ans. Les associés avaient identifié le besoin de créer le poste de Secrétaire Générale afin d’être accompagnés dans la structuration du groupe, et de bénéficier de mon soutien opérationnel au quotidien.
Nous travaillons de concert à identifier les projets dont nous déterminons qu’ils sont essentiels à la croissance et au renforcement du groupe. Puis je les pilote avec la validation régulière des associés.
Ma feuille de route est axée sur de nombreux projets transversaux, qui nécessitent un pilotage opérationnel quotidien pour être optimisés
A mon arrivée chez ADD Associés, j’ai ainsi réalisé un état des lieux des différents services.
Sur le périmètre informatique, nous avons fait un constat commun avec le responsable informatique en poste à l’époque. Il y avait des manques dans ce domaine et nous avions besoin de ressources supplémentaires pour piloter l’informatique dans sa globalité.
Il devenait nécessaire d’aborder le Système d’Information comme un levier de performance pour l’entreprise. Utiliser l’informatique pour servir la stratégie et la croissance.
Cependant, nous avions des difficultés pour identifier les sujets et les analyser de façon performante, de même que pour estimer les besoins et le volume de ressource nécessaire. Nous avions besoin de mieux analyser la situation.
Pourquoi avoir fait le choix d’innover en matière d’organisation, en intégrant un DSI à Temps Partagé Augmenté® ?
Compte tenu de nos besoins quant à l’analyse et l’évolution de notre système d’information, il nous fallait un véritable Directeur des Systèmes d’Information. Nous avons alors eu l’idée de recourir à un DSI à Temps Partagé Augmenté®, car notre structure ne nécessite pas forcément un DSI à temps plein. Je me suis renseignée sur ce modèle et j’ai pris contact avec Référence DSI.
Le choix de recourir à un DSI à Temps Partagé Augmenté® de chez Référence DSI a été motivé pour plusieurs raisons :
- Tout d’abord, la capacité de débuter par un audit très complet en peu de temps. Cela nous a permis d’avoir une bonne visibilité et une analyse complète de notre SI. À la suite de cet audit SI, nous avions une bonne compréhension du contexte et des enjeux liés à l’informatique pour notre entreprise.
- Avoir un interlocuteur qui a une vision stratégique, en adéquation avec les enjeux de l’entreprise ; et qui sait les traduire auprès de nos équipes.
- Accéder à tous les niveaux de compétences en informatique (stratégie, pilotage, opérationnel), à l’image d’une grande entreprise, mais de façon adaptée à la PME.
- Lancer et piloter de nouveaux projets. Par exemple le choix et la mise en place d’un nouveau CRM en remplacement d’un outil maison devenu obsolète.
- Moderniser nos usages. Notre DSI a notamment mené une migration sur O365 qui nous donne accès à beaucoup plus de fonctionnalités. Nous en tirons les fruits désormais.
- Innover dans l’utilisation de solutions informatiques. Notre DSI a par exemple mis en place une solution de signature électronique de nos contrats de révélation. Nous sommes les seuls du secteur à proposer désormais ce service. Cela nous fait gagner, ainsi qu’aux héritiers, un temps précis. C’est notamment très flagrant concernant les héritiers qui habitent à l’étranger, parfois dans des zones mal desservies par le courrier postal.
Quels sont, selon vous, les bénéfices du Temps Partagé Augmenté ?
J’apprécie le modèle du « Augmenté », qui est très marquant.
A plusieurs reprises, nous avons été confrontés à des problématiques compliquées, couvrant des domaines techniques très divers. Notre DSI à Temps Partagé Augmenté a toujours su y répondre. Il n’a pas forcément, lui, toutes les réponses. Mais nous savons qu’il peut s’appuyer sur un dispositif collectif pour trouver rapidement des solutions aux problèmes. En internalisant la ressource, nous n’aurions jamais eu cette capacité à couvrir toutes les compétences nécessaires pour adresser ces différents sujets
On perçoit très bien le coté Augmenté du dispositif. Cela a beaucoup de poids pour une PME, car on ne peut pas se permettre de se tromper.
Depuis 2 ans, nous travaillons en collaboration avec Emmanuelle Polack, une historienne de l’art. Elle est spécialisée dans l’identification d’œuvres d’art spoliées sous le régime de Vichy, en France. Nous collaborons afin de demander la restitution des œuvres aux familles spoliées. Le travail de recherche d’Emmanuelle permet d’identifier les œuvres et tracer leur histoire afin de prouver la spoliation dont elles ont fait l’objet.
Le travail d’ADD Associés consiste à retrouver les héritiers de ces familles, souvent juives, afin de leur restituer les œuvres.
Cette collaboration donne un sens tout particulier à notre métier. Nos collaborateurs apprécient d’être acteurs d’un tel projet.
Le mot de Bruno Racadot, DSI à Temps Partagé Augmenté® chez ADD Associés.
Quelles sont les spécificités rencontrées dans ton rôle de DSI chez ADD Associés ?
J’occupe la fonction de DSI à Temps Partagé Augmenté chez ADD Associés depuis 1 an. Au moment de la prise de fonction, j’avais des connaissances du secteur du notariat mais pas du métier de la généalogie. Ce secteur était donc totalement nouveau pour moi. Ce qui est passionnant, au-delà de découvrir un nouveau secteur, c’est que la généalogie est un domaine singulier. Sur le plan informatique, il n’existe pas d’outils ou de solutions standards dédiés.
Cela implique donc de créer son propre spécifique, d’adapter les outils, de construire les choses. C’est très intéressant pour un DSI. Et le fait de disposer de méthodologies co-construites au sein de Référence DSI permet d’aborder les choses plus sereinement tout en étant plus efficace.
Par exemple, l’un des 1ers projets que j’ai menés en arrivant chez ADD Associés était d’externaliser le support informatique. Grace au modèle du Temps Partagé Augmenté, nous avons réussi à mener l’externalisation en seulement 1 mois. Ce gain de temps a été possible grâce à l’expérience du groupe de DSI de Référence DSI. L’utilisation des méthodologies communes et des retours d’expérience en matière de cahier des charges, appels d’offres, connaissances du marché… permettent de gagner du temps.
Plus récemment, j’ai utilisé notre méthode des scripts dans le cadre du projet CRM que nous avons lancé chez ADD Associés.
Peux-tu nous parler du rôle de DSI pendant la crise COVID-19 : comment avez-vous géré cette crise sur le plan SI ?
Avant la crise, nous avions déjà démarré une démarche de digitalisation chez ADD Associés. Nous avions même pu en éprouver une partie pendant les grèves des transports de décembre !
Face à la crise et dès l’annonce du confinement, nous avons accéléré cette digitalisation.
Sur le plan métier, je suis passé d’un rôle de DSI « pilote » à un rôle très opérationnel afin de déployer massivement le télétravail. En 1 semaine, 75% des collaborateurs pouvaient travailler de chez eux. Toutes les fonctions de l’entreprise sont opérationnelles à distance.
Sur le plan process, nous avions aussi déjà déployé une solution de signature électronique. Grace à cette digitalisation, même en cette période de crise et de confinement, nous pouvons mener les dossiers jusqu’à la signature des contrats, ce qui permet à ADD Associés de maintenir un certain niveau d’activité.
Et malgré le contexte, sur le plan informatique, nous pouvons continuer à travailler sur nos projets de fonds, qui ont pu reprendre rapidement.
Qu’est ce qui te plait dans le métier de DSI à Temps Partagé Augmenté ?
Ce qui me plaît, c’est la diversité des missions, se retrouver chez des clients de secteurs différents et découvrir des secteurs jusqu’alors inconnus.
L’équipe est également un atout. Le métier de DSI est généralement un poste ou l’on se sent seul. Il n’y a qu’un seul DSI dans les entreprises ! Le modèle du Temps Partagé Augmenté permet de faire partie d’une équipe de DSI, de ne pas être seul, d’être soutenu.
