Sécuriser son carve-out IT avec l’aide d’un Directeur des Systèmes d’Information en Temps Partagé Augmenté

Questions à Emmanuel DEBRUERES, Président-CEO, co-dirigeant d’OXBOW et Ghislain, DSI en Temps Partagé Augmenté chez Référence DSI

Emmanuel DEBRUERES, Président-CEO, co-dirigeant d’OXBOW a fait appel à un Directeur des Systèmes d’Information en Temps Partagé Augmenté de chez Référence DSI pour sécuriser son Carve-out IT. Il nous en dit plus dans cet article sur le contexte d’intervention et sur son choix de faire appel à un DSI externalisé.

En parallèle, Ghislain, DSI à Temps Partagé Augmenté témoigne de son intervention au sein de l’entreprise Oxbow. Il revient sur les objectifs et les différentes étapes de son accompagnement.

Question à Emmanuel DEBRUERES, Président-CEO & co-dirigeant d’OXBOW

Pouvez-vous vous présenter ainsi qu’Oxbow et ses particularités ?

Je suis Emmanuel Debrueres, aujourd’hui co-propriétaire de la société Oxbow

Mon parcours, qui repose sur une vingtaine d’années d’expérience dans l’industrie du sport, m’a mené à racheter récemment cette société, qui appartenait au Groupe Lafuma. Oxbow est la première marque de vêtements et accessoires surfwear française, fondée en 1985. Nous sommes basés près de Bordeaux et l’entreprise compte une centaine de salariés. Le design des produits est réalisé en France ainsi qu’une partie de la production. Nous commercialisons nos produits via des détaillants et via nos boutiques physiques et en ligne.

Qu’est-ce qui vous a motivé à racheter Oxbow ?

J’avais l’envie d’entreprendre dans le milieu de l’outdoor; de racheter une marque française déjà dotée d’une histoire, d’une notoriété, d’un réseau de clients établi.

L’environnement du surfwear est un monde que je connais bien, dans lequel je prends beaucoup de plaisir à travailler. J’avais aussi envie d’entreprendre dans un environnement PME. Oxbow couvrait tous ces critères.

Quels sont les risques que vous avez pris au travers de ce projet ? A partir de quel moment avez-vous ressenti le besoin d’être accompagné sur la dimension IT ?

Avec ce rachat, nous avons pris plusieurs risques, dont 1 en particulier : devoir sortir une entreprise d’un Groupe.

L’enjeu est de transférer dans de bonnes conditions les services opérés par Lafuma vers une nouvelle structure indépendante : informatique, logistique, réception des produits, stockage entrepôt, redistribution dans les points de distribution… Sur le plan informatique, le projet de transfert est prévu sur une période de 12 à 24 mois, dont l’objectif est de devenir indépendant.

Cela implique donc de finaliser le carve-out informatique dans les délais !

J’avais déjà, ainsi que mon associé, vécu 2 expériences de carve-out. Nous savions de ce fait que cette période serait sensible, que le détourage du Système d’Information devait se faire en préservant un bon état de fonctionnement. Ce moment sensible, nous l’avions donc anticipé. Nous savions qu’on aurait besoin d’un accompagnement dès les prémices du projet. Un détourage informatique, c’est comme un transfert d’organe, qu’on pourrait comparer à une greffe de cerveau ! Tout doit être parfaitement reconnecté pour bien fonctionner.

Quels sont, selon vous, les facteurs clés de réussite et les risques d’un carve-out IT ?

Les risques sont liés aux délais de réalisation du carve-out, à sa qualité et aux coûts associés. Le futur Système d’Information dépend de cette étape de détourage. Il est donc primordial de mobiliser les équipes internes, les équipes du vendeur, ainsi que les prestataires concernés pour assurer sa réussite. Cette réussite est également fortement liée aux personnes qui en ont la charge. Avoir de vrais experts permet de sécuriser le timing, la qualité du transfert et donc le budget. Cela repose beaucoup sur l’humain, autant coté vendeur que coté acheteur.

Pourquoi avez-vous choisi de faire appel à un Directeur Informatique à Temps Partagé Augmenté de Référence DSI pour mener votre carve-out IT ?

Sur ce volet du projet, nous avions des experts coté Lafuma, mais de notre côté, nous manquions d’expertise. Nous sommes donc allés chercher ces ressources chez Référence DSI pour sécuriser et mener le détourage IT.

Nous avons choisi cette solution car nous avions besoin de flexibilité dans ce projet. Avec ce dispositif de DSI à Temps Partagé Augmenté, la volumétrie d’intervention n’est pas figée. Le DSI intervient de façon adaptée, selon le rythme auquel avance le projet. Cette souplesse permet de piloter notre budget.

Nous cherchions aussi un partenaire de proximité, à taille humaine, capable d’intervenir régionalement et avec une expérience terrain. Le professionnalisme des interlocuteurs Référence DSI nous a rassuré dès le début des échanges.

C’est dans ce contexte que Référence DSI nous a délégué un Directeur Informatique à Temps Partagé Augmenté pour nous accompagner sur le carve-out IT.

Comment se passe l'intervention de votre DSI externe à Temps Partagé Augmenté ?

Notre DSI est avec nous pour au moins toute la durée du carve-out, c’est-à-dire 2 ans. Il intervient à hauteur de 3 jours par semaine, de manière modulable selon les étapes du projet.

Son intégration s’est très bien passée dès le démarrage de la mission. Il est considéré comme un membre de l’entreprise, impliqué et en immersion totale dans notre projet.

Avec l’aide de notre DSI, nous avons constitué une équipe dédiée au projet, composée de membres internes et externes. Il nous a notamment aidé à recruter une partie des collaborateurs, avec pour objectif final de les faire monter en compétence en fur et à mesure du projet.

Il pilote le détourage et le transfert du Système d’Information à nos côtés.

Quels conseils donneriez-vous à des entrepreneurs qui souhaitent racheter une entreprise ?

L’un des principaux conseils que je donnerais est d’anticiper ses besoins. Un rachat, et en particulier le carve-out, est forcément un moment sensible, quel que soit la taille du projet. C’est bien l’un des domaines dans lequel il ne faut pas hésiter à aller chercher du support et du conseil dès les premières étapes du projet de rachat. Il est important de bien organiser le transfert en faisant le choix de la qualité. En fait, il ne faut pas voir cela comme un coût, mais plutôt comme un investissement sur lequel le retour est significatif.

Questions à notre DSI - Ghislain

Peux-tu nous parler de ta mission chez Oxbow ?

L’objectif de mon intervention est de contribuer à mener le projet au succès. Plus concrètement, construire le Système d’Information d’Oxbow et le rendre autonome de l’entité Lafuma dans les délais attendus dans le TSA et dans le respect du budget alloué. Dans le même temps, il faut assurer la continuité de service tout au long du transfert afin que Lafuma et Oxbow puissent poursuivre leur activité normalement.

Quelles sont les différentes étapes de ton accompagnement dans le cadre de ce carve-out IT ?

L’intervention de Référence DSI a démarré dès la signature du contrat, et s’articule autour de plusieurs étapes et domaines d’intervention :

La conception de l’architecture cible du futur SI d’Oxbow. En s’appuyant sur l’existant, cette première étape visait à dessiner la sous-partie informatique qui correspond à Oxbow. A ce stade il faut faire le choix de conserver l’existant ou de changer d’outils pour arriver au SI le mieux adapté à la nouvelle structure. Dans notre cas, nous avons par exemple décidé de conserver l’ERP cœur de métier mais de changer l’outil de gestion de paie qui n’était plus dimensionné pour la nouvelle structure.
La reprise des contrats et des relations prestataires. Il s’agit de recontractualiser les contrats entre l’acquéreur et les prestataires externes (opérateur télécom, éditeurs, hébergeur…). Cette étape vise aussi à renégocier les contrats, trouver les meilleurs compromis et optimiser les prestations dans la durée.
La construction de l’organisation du service informatique. Cela comporte notamment l’identification et l’intégration des collaborateurs internes et externes, le management des ressources.
Le pilotage du projet dans la durée avec l’Identification des chantiers, l’analyse des risques, la planification et le suivi. Au fur et à mesure de l’avancée du projet et du carve-out IT, le transfert de responsabilité s’opère vers la nouvelle équipe Oxbow. A chaque lot, à chaque étape franchie, nous veillons aussi à mettre en place les mesures de maintien en condition opérationnelles pour assurer le support aux utilisateurs dans la durée.
Le suivi budgétaire, en étroite collaboration avec la Direction financière. Il s’agit d’identifier les coûts et les axes d’optimisation, de faire un suivi des budgets…

Comment se passe ton intervention ?

J’interviens 3 jours par semaine chez Oxbow. Je suis complètement intégré aux équipes et identifié comme étant le DSI. Je travaille en étroite collaboration avec la Direction Générale, la Direction Financière, les équipes métiers et les ressources dédiées à l’IT.

Il y a également des interactions fortes avec les équipes de Lafuma ; ces bonnes relations sont importantes dans le déroulement du projet.

En tant que DSI, et dans ce contexte de Carve-Out IT, il est primordial d’établir de bonnes relations humaines pour faciliter les démarches autant coté vendeur que coté acheteur. C’est un aspect du métier de DSI qui a autant d’importance que les compétences techniques pour assurer la réussite de ce type de projet !

Notre glossaire pour y voir plus clair

Qu'est-ce qu'un carve-out ?
Une opération de carve-out (appelée aussi « détourage ») consiste à séparer financièrement, juridiquement et opérationnellement une entité de sa maison mère, dans le cadre d'une scission d'actifs. Il s’agit donc de la cession par une société ou un groupe de sociétés d'une branche d'activité.
Le détourage du système d'information, qui se nomme carve-out informatique ou carve-out IT représente souvent une partie majeure de la transaction qu’il faut encadrer scrupuleusement.

Qu'est-ce que le cut off ?
Le « cut off » est le procédé comptable utilisé lors de l'arrêté des comptes. Il permet d'affecter de façon fiable et cohérente à chaque exercice les opérations dont l'exécution est proche de la date de clôture. Cela permet la séparation des exercices.

Qu'est-ce qu'un TSA ?
Le contrat de TSA (transition service agreement) détermine les termes dans lesquels la société cédante s’engage à fournir les services informatiques à l’acheteur, afin de garantir la continuité d’activité durant la phase d’autonomisation (durée du service, coût…). Une maîtrise parfaite des coûts et délais est donc primordiale pour respecter les termes initiaux définis par le contrat de TSA.

Que veut dire Due Diligence ?
Le due diligence désigne un ensemble de vérifications qu'opère un investisseur en vue d'une transaction. Il permet à un futur acquéreur de se faire une idée de la situation précise d'une entreprise avant de se prononcer sur son investissement. Cela permet de vérifier notamment la stratégie d'une entreprise, sa situation fiscale, comptable, sociale, environnementale…

Tweetez

Partagez