C’EST QUOI L’AUGMENTÉ ?

#Capitalisation

Comité de pilotage

Un sujet de capitalisation au sein de l’équipe Référence DSI

Interview de Emmanuel Communie,

DSI à Temps Partagé Augmenté chez Référence DSI & Référent CAPI «Comité de Pilotage»

Peux-tu nous rappeler en quoi consistent les comités de pilotage ?

Le comité de pilotage est une instance de gouvernance mensuelle organisée chez nos clients auprès desquels nous assurons la fonction de DSI à Temps Partagé Augmenté. Ces comités rassemblent le DSI, les membres décisionnaires coté client, et le manager de compte Référence DSI (Responsable Qualité Client).

Nos interventions chez nos clients démarrent souvent par un diagnostic. A ce moment-là, nous constatons fréquemment que la direction n’a pas une bonne visibilité sur le pilotage de l’information dans son entreprise. Ces comités vont justement permettre au dirigeant et ses équipes d’avoir une vision globale, détaillée et régulière du pilotage du SI.

En résumé, le comité de pilotage permet de :

Donner de la visibilité au client sur les actions menées par le DSI
Prendre des décisions clés impliquant la stratégie de l’entreprise
Prioriser les projets, en accord avec la stratégie de l’équipe dirigeante de l’entreprise
Partager un moment d’échange privilégié entre le DSI, le manager de compte et le client
Prendre de la hauteur, notamment avec l’intervention du manager de compte, qui apporte du recul sur les sujets et veille à la qualité globale de la mission : projets, relation humaine, budget…

Le comité de pilotage est l’un des plus anciens sujets de capitalisation chez Référence DSI, pouvez-vous nous en dire plus sur cette façon de travailler ?

La capitalisation autour de sujets SI récurrents de la PME est central dans notre façon de travailler. Nous fonctionnons par groupes de travail chacun constitué de plusieurs DSI. Chaque groupe traite d’un sujet précis, comme par exemple la sécurité, le diagnostic, la prise de fonction. L’objectif de ces groupes est de partager les expériences entre membres afin de co-construire des méthodologies.

Cette démarche est complètement cadrée et organisée chez Référence DSI, avec un Référent Capitalisation pour chaque sujet, des ateliers de travail réguliers, un process de validation des méthodologies…

Les méthodologies sont ensuite partagées avec l’ensemble des équipes, ce qui permet aux DSI de les mettre en œuvre chez les clients et ainsi de gagner en temps et en performance.

Le sujet « comité de pilotage » est l’un des premiers sujets que nous avons traité en capitalisation; De ce fait nous avons énormément de retour d’expérience sur ce sujet, d’autant plus qu’il est alimenté par le fait que tous nos DSI effectuent un comité de pilotage mensuel chez chacun de leurs clients !

Compte tenu de nos 10 ans d’expérience auprès de plus de 400 PME, nous cumulons aujourd’hui un énorme retour d’expérience issus des échanges entre les DSI, les managers de compte et les clients.

Quelles sont les méthodologies et livrables issus du sujet de capitalisation « Comité de pilotage » dont tu es référent ?

Ce sujet vise à optimiser les comités de pilotage mensuels effectués chez nos clients, tout en facilitant et en cadrant la démarche pour les DSI.

Cela se traduit notamment par :

Une trame de support de comité de pilotage comportant les différents sujets qui doivent/peuvent être abordés avec le client. Tous nos DSI disposent et utilisent ce modèle ; ils sélectionnent les sujets en fonction du contexte client. Par exemple, les sujets abordés peuvent concerner le maintien en conditions opérationnelles, suivi et état d’avancement des projets, priorisation des actions ou projets, suivi des prestataires, budget SI, suivi « budget Reference DSI », …

Une méthodologie, qui cadence les différentes étapes du Comité de Pilotage : préparation, présentation au manager de compte, échanges entre le manager de compte et le client en amont du copil… Ainsi que le compte rendu post Comité qui comporte, en autre, la liste des décisions prises pendant le comité.

Compte tenu de la maturité de ce sujet Capi chez Référence DSI, comment continuez-vous à faire évoluer vos méthodologies ?

Ce sujet, par son ancienneté, est effectivement totalement mature. Nous continuons néanmoins à le faire évoluer, grâce aux remontées terrain et aux retours clients qui nous permettent de toujours l’enrichir.

Nous déclinons également la méthodologie sur des contextes de comité de pilotage particuliers. Par exemple, nous réalisons des modèles spécifiques pour des comités en contexte de transfert de compte, premier comité de pilotage, comité périodique orienté bilan, …

Nous trouvons aussi une autre source d’évolution, au travers de notre collaboration avec Référence DMD. Nous avons régulièrement des interventions communes chez nos clients, auprès desquels nous travaillons conjointement entre DSI et DMD. C’est le cas par exemple chez des clients pour lesquels nous pilotons la digitalisation de l’entreprise.

Cela implique souvent une expertise à la fois IT et Marketing, donc une association entre Référence DSI et Référence DMD. Dans ce cadre, nous faisons des comités de pilotage communs. Cette synergie entre les différents acteurs du Groupe Référence et les différents acteurs chez le client nous permettent d’alimenter et de faire progresser constamment nos méthodes.

Les bénéfices de « l’Augmenté » #CAPITALISATION

Comité de pilotage

Pour les Dirigeants de PME

Bénéficier du retour d’expérience cumulé auprès de 400 dirigeants de PME pour des Comités de pilotage optimisés.
Avoir une parfaite visibilité sur l’ensemble du périmètre SI et sur les missions menées
S’assurer de l’alignement et réalignement de la mission en fonction des évolutions du contexte
Disposer d’un suivi écrit et validé du pilotage du SI, incluant les prises de décisions

Pour les DSI à Temps Partagé Augmenté

Disposer d’un cadre méthodologique qui garantit une bonne communication avec les clients, au travers d’un format lisible, compréhensible et éprouvé.
Donner au client la meilleure visibilité sur son travail.
Garantir la bonne trajectoire de la mission en sollicitant l’approbation du client lors de ce comité de pilotage incluant des instances d’approbation du client.
Conserver un historique et un suivi de la mission et des décisions prises.
Bénéficier de l’accompagnement du manager de compte pour une prise de hauteur sur la mission.